Jangan Dihindari, Temuan Audit Laboratorium Klinik adalah Jalan Menuju Perbaikan

Table of Contents

 

INFOLABMED.COM - Dalam perjalanan menuju akreditasi dan perbaikan mutu berkelanjutan, proses audit—baik internal maupun eksternal—adalah suatu keniscayaan. 

Reaksi yang umum ketika menerima laporan audit adalah cemas melihat daftar temuan audit laboratorium klinik. 

Baca Juga: Tahapan Audit Internal Laboratorium Klinik: Panduan Sistematis dari Persiapan Hingga Tindak Lanjut

Namun, paradigma yang perlu dibangun adalah: temuan audit bukanlah cacat, melainkan peluang emas yang terstruktur untuk berkembang. 

Artikel ini akan membedah makna di balik temuan audit dan memberikan kerangka untuk mengelolanya secara efektif.

Apa Sebenarnya "Temuan Audit" Itu?

Temuan audit laboratorium klinik adalah hasil evaluasi objektif yang didokumentasikan oleh auditor setelah membandingkan praktik yang diamati dengan persyaratan yang ditetapkan (seperti standar ISO 15189, SOP internal, atau regulasi). 

Temuan ini bukan opini pribadi, melainkan bukti yang didukung oleh fakta dan observasi.

Jenis-Jenis Temuan Audit: Dari Ketidaksesuaian hingga Peluang

Memahami klasifikasi temuan sangat penting untuk menentukan tingkat respon yang tepat.

1. Ketidaksesuaian (Non-Conformity/NC): Ini adalah temuan utama. Sebuah NC muncul ketika ada bukti objektif bahwa suatu persyaratan tidak dipenuhi. NC dibagi lagi menjadi:

   • NC Mayor: Ketidaksesuaian yang mempengaruhi secara signifikan kemampuan laboratorium untuk mencapai keluaran yang sesuai. Contoh: Tidak melakukan kontrol kualitas untuk parameter kritis, staf kunci tidak memiliki bukti kompetensi, atau kegagalan berulang dalam uji profisiensi tanpa tindakan korektif.
   • NC Minor: Ketidaksesuaian yang tidak mempengaruhi secara signifikan sistem manajemen mutu atau tidak mengarah pada keraguan yang sah terhadap keluaran laboratorium. Contoh: Dokumen SOP tidak diberi nomor revisi, formulir tanggal kedaluwarsa reagen tidak diisi selama 1 hari, atau tanda tangan di lembar kerja kurang satu.

2. Observasi (Observation): Ini adalah temuan yang belum atau tidak cukup kuat dikategorikan sebagai NC, tetapi berpotensi berkembang menjadi NC di masa depan jika tidak diantisipasi. Observasi adalah "peringatan dini" yang sangat berharga. Contoh: Penyimpanan arsip yang mulai penuh dan berantakan, atau frekuensi pelatihan yang mendekati jatuh tempo untuk beberapa staf.

3. Opportunity for Improvement (OFI - Peluang untuk Perbaikan): Ini adalah saran dari auditor berdasarkan pengalaman dan best practice di tempat lain. OFI bukanlah keharusan, tetapi rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas atau efisiensi sistem. Contoh: Saran untuk menggunakan software tertentu dalam melacak kompetensi staf atau memodifikasi tata letak ruang penerimaan sampel untuk mengurangi risiko kesalahan.

Langkah Strategis Menangani Temuan Audit

Reaksi defensif adalah hal yang wajar, namun yang dibutuhkan adalah pendekatan sistematis. 

Berikut langkah-langkahnya:

1. Verifikasi dan Penerimaan (Jangan Langsung Menyangkal): Tinjau temuan dengan tim terkait. Apakah buktinya akurat? Jika ya, terima temuan tersebut secara profesional. Berdebat pada hal yang faktual hanya menghabiskan energi.

2. Analisis Akar Penyebab (Root Cause Analysis - RCA): Ini adalah jantung dari perbaikan. Jangan hanya mengobati gejalanya. Tanyakan "Mengapa ini bisa terjadi?" berulang kali (teknik 5 Why). Apakah karena SOP tidak jelas, pelatihan kurang, sumber daya tidak memadai, atau komunikasi yang buruk? Gunakan diagram tulang ikan (Fishbone) untuk membantu.

3. Rencanakan dan Implementasikan Tindakan Korektif (Corrective Action): Tindakan harus langsung mengatasi akar penyebab. Buat rencana yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART). Contoh: Jika akar penyebabnya adalah kurangnya pemahaman SOP, maka tindakannya adalah pelatihan ulang dan evaluasi kompetensi, bukan sekadar mengingatkan staf.

4. Rencanakan Tindakan Pencegahan (Preventive Action - Jika Relevan): Pikirkan, "Bagaimana kita mencegah hal ini terulang di area lain atau di masa depan?" Mungkin perlu merevisi SOP, mengubah jadwal kalibrasi, atau menambah checklist.

5. Dokumentasi dan Bukti (Evidence): Seluruh proses—dari analisis hingga implementasi—harus didokumentasikan. Kumpulkan bukti penutupan temuan, seperti daftar hadir pelatihan, rekaman revisi SOP, atau foto kondisi setelah perbaikan.

6. Follow-up dan Efektivitas Tindakan (Closing the Loop): Pastikan tindakan yang diambil benar-benar efektif. Monitor selama periode tertentu. Auditor berikutnya akan memeriksa apakah masalah benar-benar tuntas atau hanya sekadar "ditutupi".

Mindset yang Benar: Audit sebagai Proses Belajar

Temuan audit laboratorium klinik harus dilihat sebagai umpan balik berharga dari mata yang independen. Laboratorium yang matang justru bersikap proaktif:

Baca Juga: Contoh Checklist Audit Laboratorium: Template Siap Pakai untuk Audit Internal & Eksternal

• Menggunakan temuan internal sebagai latihan sebelum audit eksternal.
• Menganalisis pola temuan dari waktu ke waktu untuk menemukan kelemahan sistemik.
• Menciptakan budaya terbuka di mana staf tidak takut melaporkan ketidaksesuaian secara internal.

Dengan mengelola temuan audit laboratorium klinik secara benar, laboratorium tidak hanya memenuhi syarat untuk sertifikasi, tetapi secara nyata meningkatkan keandalan, keamanan, dan nilai dari setiap pelayanan yang diberikan.

---

Follow Media Sosial Infolabmed.com melalui chanel Telegram (https://t.me/infolabmedcom), Facebook (https://www.facebook.com/infolabmed/), Twitter/X (https://x.com/infolabmed). Berikan DONASI terbaikmu untuk perkembangan website infolabmed.com melalui Donasi via DANA (https://link.dana.id/minta?full_url=https://qr.dana.id/v1/281012012020092524655592).

---