Tahapan Audit Internal Laboratorium Klinik: Panduan Sistematis dari Persiapan Hingga Tindak Lanjut

Table of Contents

 

INFOLABMED.COM - Dalam kerangka Sistem Manajemen Mutu (SMM) Laboratorium yang efektif, audit internal berfungsi sebagai "pemeriksaan kesehatan" rutin. 

Proses ini bukan untuk mencari kesalahan, melainkan untuk memverifikasi kesesuaian operasional dengan standar yang telah ditetapkan (seperti ISO 15189) dan mendorong perbaikan. 

Baca Juga: Evaluasi Manajemen Mutu dalam Laboratorium Klinik

Memahami tahapan audit internal laboratorium klinik secara sistematis adalah kunci untuk melaksanakan audit yang objektif, bermanfaat, dan tidak menakutkan bagi semua pihak.

Apa Itu Audit Internal Laboratorium?

Audit internal adalah kegiatan yang dilakukan secara independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif guna menentukan sejauh mana kriteria audit (SOP, standar) dipenuhi. 

Dalam konteks laboratorium klinik, ini adalah evaluasi terhadap semua aspek, mulai dari penerimaan sampel hingga pelepasan hasil pemeriksaan.

6 Tahapan Audit Internal Laboratorium Klinik yang Efektif

1. Perencanaan dan Persiapan (Planning) Tahap ini menentukan kesuksesan audit.

• Menetapkan Jadwal & Ruang Lingkup: Buat program audit tahunan yang mencakup semua departemen dan proses. Tentukan area yang akan diaudit (misal: bagian kimia, mikrobiologi, atau proses pra-analitik).
• Pembentukan Tim Auditor: Pilih auditor yang kompeten, independen (tidak mengaudit pekerjaannya sendiri), dan telah dilatih. Tunjuk ketua tim.
• Pembuatan Daftar Periksa (Checklist): Siapkan checklist berdasarkan standar yang berlaku (ISO 15189), dokumen mutu (Buku Mutu, SOP), dan temuan audit sebelumnya.

2. Pelaksanaan Rapat Pembukaan (Opening Meeting) Sebelum audit lapangan dimulai, ketua auditor mengadakan rapat singkat dengan manajer dan staf area yang diaudit.

• Menjelaskan tujuan, ruang lingkup, dan metode audit.
• Memperkenalkan tim auditor.
• Menegaskan bahwa audit adalah proses bersama untuk perbaikan.
• Menjalin komunikasi yang baik dan mengurangi kecemasan.

3. Pelaksanaan Audit Lapangan (Field Audit/Execution) Ini adalah inti dari proses, dimana auditor mengumpulkan bukti.

• Wawancara: Berbicara dengan staf tentang pemahaman mereka terhadap SOP.
• Observasi Langsung: Mengamati proses kerja, seperti pengambilan sampel, pemeriksaan, atau evaluasi hasil IQC.
• Review Dokumen: Memeriksa catatan, formulir, Levey Jennings Chart, rekaman kalibrasi, dan tindak lanjut hasil EQAS.
• Pencatatan Bukti: Mencatat temuan secara objektif, termasuk hal-hal yang sesuai (positive findings) dan ketidaksesuaian (non-conformity).

4. Penyusunan Laporan Audit (Reporting) Setelah audit lapangan, tim auditor menganalisis temuan.

• Klasifikasi Ketidaksesuaian: Mayor (berdampak signifikan pada mutu) atau Minor.
• Penyusunan Laporan Formal: Laporan harus jelas, objektif, dan konstruktif, berisi: ruang lingkup, kriteria, ringkasan temuan, daftar ketidaksesuaian.
• Rapat Penutupan (Closing Meeting): Menyampaikan temuan kepada auditee, memberikan kesempatan klarifikasi, dan memastikan pemahaman bersama.

5. Tindakan Korektif dan Perbaikan (Corrective Action) Ini adalah tanggung jawab utama area yang diaudit.

• Investigasi Akar Masalah: Untuk setiap ketidaksesuaian, auditee harus mencari penyebab dasarnya.
• Penyusunan Rencana Perbaikan: Menetapkan tindakan korektif yang spesifik, realistis, dan memiliki tenggat waktu.
• Implementasi dan Verifikasi: Melaksanakan perbaikan dan memberikan bukti kepada auditor/penanggung jawab mutu bahwa masalah telah terselesaikan.

6. Tinjauan Tindak Lanjut dan Evaluasi (Follow-up Review)

• Auditor atau penanggung jawab mutu memverifikasi keefektifan tindakan korektif yang telah diimplementasikan.
• Hasil audit dan status tindak lanjut dibahas dalam Tinjauan Manajemen sebagai masukan untuk peningkatan SMM.
• Temuan audit menjadi bahan untuk perencanaan audit periode berikutnya, menutup siklus perbaikan berkelanjutan (PDCA).

Kunci Sukses Audit Internal

Baca Juga: Contoh Checklist Audit Laboratorium: Template Siap Pakai untuk Audit Internal & Eksternal

Suksesnya tahapan audit internal laboratorium klinik bergantung pada sikap: objektif dari auditor dan keterbukaan dari auditee. 

Tujuannya adalah menciptakan budaya "check and balance" yang sehat, dimana setiap orang merasa bertanggung jawab untuk menjaga dan meningkatkan mutu, menjadikan audit sebagai sarana belajar, bukan penghakiman.

---

Ingin contoh checklist audit internal? Follow Media Sosial Infolabmed.com melalui chanel Telegram di sini, Facebook di sini, dan Twitter/X di sini. Bantu kami terus berkontribusi bagi dunia laboratorium Indonesia dengan memberikan Donasi terbaikmu melalui Donasi via DANA ini.