Panduan Panitia PATELKI & IMATELKI: Tips Sukses Menyelenggarakan Seminar Ilmiah Internasional

Table of Contents

Penyelenggaraan simposium, konferensi, dan seminar ilmiah bertaraf internasional kini menjadi agenda strategis bagi organisasi profesi seperti PATELKI (Persatuan  Ahli Teknologi Laboratorium Medik Indonesia) maupun organisasi mahasiswa IMATELKI. 

Mengundang pakar laboratorium medis, peneliti, atau narasumber ahli dari luar negeri memberikan nilai tambah luar biasa bagi para ATLM (Ahli  Teknologi Laboratorium Medik) untuk memperbarui wawasan sains dan teknologi laboratorium terkini.

Namun, di balik suksesnya acara internasional, panitia pelaksana (Organizing Committee)  dihadapkan pada tantangan teknis yang tidak mudah, salah satunya adalah hambatan bahasa (language barrier). Istilah-istilah medis,  metodologi pemeriksaan laboratorium, hingga terminologi diagnostik memerlukan presisi tinggi agar tidak terjadi salah penafsiran oleh peserta.

Agar kegiatan seminar internasional PATELKI atau  IMATELKI berjalan profesional dan lancar, berikut adalah panduan praktis yang wajib diperhatikan oleh panitia penyelenggara.

1. Menyusun Alur Acara dan Manajemen Narasumber Asing

Sejak tahap perencanaan, panitia perlu memastikan koordinasi yang intensif  dengan narasumber internasional:

• Penyesuaian Zona Waktu & Draft Materi: Dapatkan slide presentasi lebih awal untuk diberikan kepada  tim penerjemah (interpreter) sebagai bahan pelajari terminologi laboratorium medis yang akan dibahas.
• Format Acara (Hybrid / In-Person): Tentukan apakah pembicara hadir secara langsung di lokasi (on-site) atau secara daring (online). Hal  ini menentukan konfigurasi teknis tata suara (sound system) di tempat acara.

2. Menyediakan Simultaneous Interpretation System (SIS)

Dalam seminar medis, menerjemahkan secara konsekutif (berhenti sejenak setiap beberapa kalimat) akan memakan  waktu terlalu lama dan merusak alur presentasi. Solusi terbaik adalah menggunakan Simultaneous Interpretation System (SIS) atau  sistem penerjemahan langsung secara real-time.

Dengan sistem SIS:

1. Penerjemah (interpreter) berada di dalam booth kedap suara untuk mendengarkan suara pembicara secara jernih melalui headphone.
2. Penerjemah secara langsung menerjemahkan materi  ke dalam mikrofon pemancar (transmitter).
3. Peserta seminar mendengarkan  hasil terjemahan melalui wireless receiver & headset tanpa mengganggu jalannya presentasi pembicara utama di panggung.

3. Menyiapkan Peralatan Penerjemah Bahasa yang Tepat

Panitia perlu menghitung kebutuhan logistik penerjemahan sesuai dengan estimasi peserta:

• Jumlah Receiver & Headset: Disesuaikan dengan jumlah peserta lokal yang membutuhkan fasilitas penerjemah bahasa.
• Kualitas Kinetik &  Audio: Pastikan frekuensi transmisi alat penerjemah stabil agar tidak mengalami intervensi sinyal audio dari perangkat lain.
• Tim Operasional Teknis: Pastikan vendor  menyediakan teknisi on-site untuk memantau kualitas suara selama sesi ilmiah berlangsung.

4. Memilih Vendor Penyedia Alat Interpreter Terpercaya

Jika Wilayah Jawa Tengah atau DIY Yogyakarta dipilih sebagai lokasi penyelenggaraan seminar (seperti Rakernas, Muswil,  atau Simposium Ilmiah PATELKI/IMATELKI), panitia harus jeli memilih vendor lokal yang berpengetahuannya luas dan berpengalaman dalam menangani event skala besar.

Sebagai rekomendasi panitia, Ceria Multimedia Jogja menyediakan layanan rental dan sewa peralatan interpreter profesional lengkap dengan konsol penerjemah, booth kedap suara,  hingga ribuan unit wireless receiver. 

Untuk koordinasi kebutuhan logistik acara di wilayah Yogyakarta dan sekitarnya, panitia dapat mengecek estimasi dan ketersediaan perangkat melalui layanan sewa alat interpreter jogja  atau rental alat interpreter jogja sebagai bahan pertimbangan anggaran panitia.

Keberhasilan seminar internasional PATELKI atau IMATELKI tidak hanya diukur dari nama besar narasumber yang hadir,  tetapi juga dari sejauh mana pesan dan ilmu pengetahuan medis dapat diserap dengan jelas oleh seluruh peserta.

Dengan perencanaan yang matang serta dukungan teknologi interpreter yang tepat, panitia dapat menyajikan acara bertaraf internasional  yang berkesan dan berdampak positif bagi kemajuan dunia laboratorium medis Indonesia.*